Quy trình cấp phát và nhận - trả đồng phục cho nhân viên khách sạn: Tạo ra trải nghiệm dịch vụ tốt cho khách hàng

Bất kỳ hoạt động nào diễn ra trong một khách sạn chất lượng đều cần phải tuân thủ quy trình, nhằm đảm bảo tính chính xác và giảm thiểu sai sót. Cấp phát đồng phục...

Bất kỳ hoạt động nào diễn ra trong một khách sạn chất lượng đều cần phải tuân thủ quy trình, nhằm đảm bảo tính chính xác và giảm thiểu sai sót. Cấp phát đồng phục cho nhân viên mới và quá trình nhận - trả đồng phục vào đầu - cuối ca cũng không phải là ngoại lệ. Bạn đã có quy trình thích hợp chưa? Hãy cùng Hoteljob.vn tìm hiểu nhé!

Tại sao khách sạn cần nhận - trả đồng phục nhân viên?

Không chỉ có những cơ sở giao đồng phục cho nhân viên tự quản lý và bảo quản, nhiều khách sạn quy mô lớn với tiêu chuẩn dịch vụ cao cũng yêu cầu nhân viên tiến hành nhận - trả đồng phục mỗi ca tại phòng đồng phục (uniform room) thay vì mang về nhà và tự xử lý vấn đề hồi sinh.

Quản lý và bảo quản, cấp phát đồng phục cho số lượng lớn nhân viên có thể phát sinh chi phí và nguồn nhân lực cho cơ sở. Điều này bao gồm các yếu tố như: xây dựng cơ sở để chứa đồng phục, phòng giặt là, máy giặt, tủ treo, móc, hóa chất giặt, đồ vải và nhân viên phụ trách... Đồng thời, cũng tiềm ẩn nguy cơ nhầm lẫn hoặc không cẩn thận trong việc giao nhận giữa các bộ phận hay nhân viên, làm rách, bẩn... Tuy nhiên, so với các chi phí cơ bản mà một cơ sở kinh doanh lớn có thể chịu được, những lợi ích sau đây cần được ưu tiên:

  • Tránh tình trạng nhân viên mang sai hoặc thiếu đồng phục do quên, mất, lạc...
  • Đảm bảo chất lượng giặt là tốt, bao gồm độ sạch, thẳng thớm, mùi hương và màu vải...
  • Kịp thời phát hiện và xử lý khi gặp đồng phục bị rách, đứt cúc hay bẩn thỉu, điều mà nhân viên bảo quản cá nhân có thể không phát hiện được hoặc thậm chí làm lơ quên đi.
  • Kiểm soát việc mất đồ, và yêu cầu đền bù khi cần thiết...

Quy trình cấp phát và nhận - trả đồng phục khách sạn chuẩn

Việc cấp phát và nhận - trả đồng phục do nhân viên đồng phục và đồ vải (Uniform & Linen Attendant - U/L Att) phụ trách. Công việc này có vẻ như là đơn giản, nhưng nếu không tuân thủ quy trình và sử dụng mẫu checklist công việc, rất dễ xảy ra sai sót không mong muốn. Dưới đây là quy trình cơ bản, mà U/L Att chia sẻ:

Quy trình cấp phát đồng phục cho nhân viên mới

  • Nhận thông tin nhân sự mới từ bộ phận tuyển dụng, bao gồm: họ tên, giới tính, bộ phận, vị trí và ngày bắt đầu làm việc...
  • Chuẩn bị sẵn đồng phục, bao gồm áo quần/váy, giày, bảng tên, kẹp tóc, mũ nón, cà vạt/nơ, tạp dề (nếu có) tương ứng với từng nhân viên, đảm bảo vừa vặn - đúng size, sạch sẽ và đẹp.
  • Mời nhân viên mới đến để thử đồ. Trong trường hợp không có size phù hợp, đo kích thước và may mới.
  • Cấp phát đồng phục cho nhân viên và yêu cầu nhân viên ký nhận vào tờ bàn giao đồng phục hoặc sổ theo dõi (nếu có), để dễ dàng theo dõi trong quá trình thu hồi khi nhân viên nghỉ việc.
  • Kiểm tra lại thông tin và đánh giá chất lượng đồng phục khi nhân viên nghỉ việc, và gửi báo cáo cho bộ phận quản lý, nhằm tính lương nếu cần đền bù.

Quy trình nhận - trả đồng phục cho nhân viên

  • Tiếp nhận thông tin từ nhân viên, bao gồm: tên, size, vị trí, bộ phận.
  • Tìm và lấy đồng phục chính xác cho nhân viên.
  • Ghi lại thông tin trong tờ bàn giao đồng phục hoặc sổ theo dõi hàng ngày.
  • Yêu cầu nhân viên ký nhận và ghi rõ tên và ngày giờ nhận đồng phục.
  • Nhận lại đồng phục dơ vào cuối ca từ nhân viên, kiểm tra xem có đúng loại và size không, xác nhận tình trạng đồng phục dơ cần lưu ý (nếu có).
  • Yêu cầu nhân viên ký trả và ghi rõ tên và ngày giờ trả đồng phục.
  • Tiến hành phân loại, xử lý đồ giặt theo tiêu chuẩn.
  • Tổng hợp và quản lý, bảo quản đồng phục sạch theo quy định, và nhận - trả lại cho nhân viên trong ca làm việc tiếp theo.

Lưu ý: Quy trình trên đề cập đến các bước cơ bản, có thể tham khảo chung cho các khách sạn. Tuy nhiên, cần tuân thủ quy định và tiêu chuẩn làm việc của từng cơ sở để xây dựng quy trình cấp phát và nhận - trả đồng phục phù hợp.

Ms. Smile

quy trình cấp phát và nhận - trả đồng phục cho nhân viên khách sạn Hình ảnh: Quy trình cấp phát và nhận - trả đồng phục cho nhân viên khách sạn

1