Cách viết email thư mời tham gia sự kiện hấp dẫn

Bạn đang chật vật không biết phải làm sao để viết email mời tham gia sự kiện hấp dẫn người nhận? Đọc ngay bài viết dưới đây để nắm trong tay bí kíp gia tăng...

Bạn đang chật vật không biết phải làm sao để viết email mời tham gia sự kiện hấp dẫn người nhận? Đọc ngay bài viết dưới đây để nắm trong tay bí kíp gia tăng tỷ lệ chuyển đổi ngay hôm nay! 5 phút đọc bài viết đổi lại kết quả đáng kinh ngạc cho bạn! Tại sao không?

Thư mời tham gia sự kiện là gì?

Thư mời tham gia sự kiện là một thông điệp được gửi đến một người hoặc một nhóm người, mời họ tham dự một sự kiện cụ thể. Thư mời tham gia sự kiện thường chứa các thông tin quan trọng như tên sự kiện, ngày, giờ và địa điểm diễn ra, cũng như mục tiêu và nội dung của sự kiện đó.

Thư mời tham gia sự kiện là gì?

Thông qua thư mời, người gửi mong muốn thu hút sự quan tâm và tham gia của người nhận. Khi gửi đi lời mời chân thành và mang lại lợi ích, sẽ gây sự hứng thú cho người nhận về sự kiện sắp tới.

Vậy làm sao để viết email thư mời tham gia sự kiện hấp dẫn và thúc đẩy hành động của người nhận? Hãy cùng tìm hiểu tiếp bài viết ngay dưới đây!

Tầm quan trọng của thư mời tham gia sự kiện

Ngoài vai trò là phương tiện truyền đạt thông tin chi tiết về sự kiện, thư mời còn đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy hành động tham gia sự kiện. Cùng khám phá một số ưu điểm khác của email mời tham gia sự kiện dưới đây:

  • Tạo sự chuyên nghiệp: Thư mời tham gia sự kiện giúp tạo dựng một hình ảnh chuyên nghiệp cho tổ chức hoặc cá nhân tổ chức sự kiện. Nó cho thấy sự chu đáo, tôn trọng và quan tâm đến người nhận.

  • Tạo sự kích thích và hứng thú: Thư mời được thiết kế một cách hấp dẫn và sáng tạo có thể kích thích sự tò mò và hứng thú của người nhận. Nội dung chứa các thông tin hấp dẫn về nội dung, diễn giả, hoạt động và lợi ích mà người nhận có thể nhận được từ việc tham gia sự kiện.

  • Xác định thông tin quan trọng: Cung cấp những thông tin cần thiết như ngày, giờ và địa điểm diễn ra sự kiện, giúp người nhận có thể lên kế hoạch và sắp xếp thời gian tham gia một cách thuận tiện.

  • Tạo mối quan hệ và mở rộng mạng lưới: Thư mời tham gia sự kiện có thể mở rộng mạng lưới của bạn bằng cách mời những người quan trọng, chuyên gia hoặc đối tác tiềm năng. Điều này tạo cơ hội để gặp gỡ, giao lưu và xây dựng mối quan hệ trong lĩnh vực của bạn.

  • Quảng bá và tạo uy tín: Thư mời tham gia sự kiện có thể được chia sẻ và phổ biến đến một số lượng lớn người qua email, mạng xã hội, hoặc truyền thông. Điều này giúp quảng bá sự kiện và tạo uy tín cho tổ chức hoặc cá nhân tổ chức sự kiện.

  • Đo lường hiệu quả: Thư mời tham gia sự kiện cho phép bạn theo dõi và đo lường hiệu quả của chiến dịch mời mà bạn đã triển khai. Bạn có thể theo dõi tỷ lệ phản hồi, số lượng người đăng ký và đánh giá sự quan tâm và tham gia của người nhận.

4 yếu tố không thể bỏ qua trong thư mời

Để viết email thư mời tham gia sự kiện thành công, bạn không nên bỏ qua 4 yếu tố sau:

1. Phải bao gồm các chi tiết: thời gian, ngày tháng, địa điểm và thời lượng

Cho dù bạn đang tổ chức một sự kiện trực tuyến hay tại một địa điểm, những chi tiết này nên được đưa vào thư mời sự kiện của bạn:

  • Ngày giờ chính xác;
  • Chi tiết vị trí;
  • Thời lượng của sự kiện;
  • Nhấn mạnh địa chỉ địa điểm. Vì bạn có thể tổ chức thư mời tham dự sự kiện online hoặc offline. Nên hãy cung cấp cụ thể thông tin bãi đậu xe. Tối ưu nhất là nhúng Google Maps vào phần địa chỉ của bạn.

Nếu bạn đang mời mọi người tham gia hội thảo trên web, hãy đảm bảo bạn kết hợp các liên kết và thông tin xác thực có liên quan. Ngoài ra, hãy bao gồm thời gian theo cách phù hợp với múi giờ của đối tượng của bạn.

Các yếu tố không thể bỏ qua trong thư mời

Việc quên một chi tiết quan trọng có thể ảnh hưởng đến hiệu suất của sự kiện và doanh số bán vé của bạn.

Trong trường hợp bạn bối rối và quên chia sẻ một chi tiết quan trọng, đừng quá lo lắng. Bạn sẽ cần giải quyết vấn về bằng một email xin lỗi và chia sẻ thông tin bị bỏ lỡ với người nhận.

2. Sử dụng động từ mạnh, tính từ hấp dẫn

Sáng tạo với các cụm từ để tăng sức hút cho lời mời của bạn có thể tăng tỷ lệ nhấp các liên hệ.

Khi viết câu kết thúc, hãy nhớ trả lời câu hỏi cuối cùng của những người liên hệ của bạn: Tôi được lợi gì trong đó?

Những người liên hệ của bạn sẽ chỉ hành động khi họ nhận được lợi ích từ sự kiện đó.

3. Thiết kế thư mời hấp dẫn

Bên cạnh bản sao email, hãy viết email thư mời tham gia sự kiện của bạn hấp dẫn người đọc.

  • Giữ cho thiết kế email của bạn tập trung vào một mục tiêu duy nhất.
  • Chọn một phần trong email sự kiện của bạn để trở thành tiêu điểm và trung tâm của sự chú ý.
  • Tránh gây nhầm lẫn cho độc giả của bạn với các thông điệp hoặc yếu tố mâu thuẫn; nếu không, họ sẽ không chắc chắn về nội dung email của bạn.

Thiết kế thư mời hấp dẫn

Bạn có thể nâng cao thiết kế email mời của mình bằng GIF hoặc video. Nếu sự kiện của bạn diễn ra hàng năm, hãy cân nhắc đưa vào một video ngắn giới thiệu về các hoạt động xoay quanh đã diễn ra từ các năm trước của sự kiện.

4. Tạo dòng tiêu đề email hấp dẫn cho sự kiện

Đây là yếu tố sẽ thu hút sự chú ý của người nhận và khiến họ đọc thông điệp sự kiện của bạn.

Nói cách khác, dòng chủ đề email của bạn là ranh giới mong manh giữa việc khán giả của bạn có biết về sự kiện của bạn hay không.

Hãy viết ngay dòng tiêu đề email thu hút với các yếu sau gợi ý sau đây:

  • Cá nhân hóa;
  • Tạo sự tò mò;
  • Thông tin liên lạc khẩn cấp hoặc khan hiếm;
  • Các thông báo quan trọng

Hướng dẫn viết email thư mời tham gia sự kiện

1. Cấu trúc của thư mời

1.1. Ngày và địa chỉ:

Bắt đầu thư bằng việc ghi ngày viết thư và địa chỉ của bạn.

1.2. Người nhận:

Ghi rõ tên người nhận và địa chỉ của họ.

1.3. Lời chào:

Bắt đầu thư bằng lời chào lịch sự, ví dụ như “Kính gửi ông/bà [tên người nhận].”

Bạn có thể cá nhân hóa email bằng cách sử dụng phần mềm Getfly (tích hợp với bên thứ 3) để gửi email theo kịch bản với các trường thông tin cá nhân hóa (data lưu trữ có sẵn trên phần mềm).

1.4. Giới thiệu:

Trình bày một cách ngắn gọn về sự kiện và mục tiêu của nó. Đảm bảo rằng bạn chỉ ra lợi ích và giá trị mà người nhận sẽ nhận được từ việc tham gia sự kiện.

1.5. Thông tin chi tiết:

Nội dung thư mời tham gia sự kiện cung cấp thông tin cụ thể về sự kiện. Bao gồm ngày, giờ, địa điểm và chủ đề chính. Đảm bảo rằng bạn đưa ra đủ thông tin để người nhận có thể lên kế hoạch tham gia.

1.6. Lời mời:

Mời người nhận tham gia vào sự kiện của bạn một cách chân thành và thân thiện. Sử dụng ngôn ngữ lịch sự và rõ ràng để người nhận hiểu rằng bạn mong muốn họ tham gia.

1.7. Thông tin liên hệ:

Cuối thư, cung cấp thông tin liên hệ để người nhận có thể xác nhận sự tham gia hoặc liên hệ nếu có câu hỏi hoặc yêu cầu thêm.

1.8. Lời kết:

Kết thúc bằng một lời chúc tốt đẹp và cảm ơn sự quan tâm của người nhận.

1.9. Ký tên:

Ký tên của bạn và ghi rõ chức vụ hoặc tổ chức của bạn nếu cần thiết.

Lưu ý rằng bạn có thể tùy chỉnh và điều chỉnh cách viết email thư mời tham gia sự kiện cụ thể và mục đích của bạn. Hãy chắc chắn rằng bạn giữ cho thư mời ngắn gọn, rõ ràng và hấp dẫn để thu hút sự quan tâm của người nhận.

2. Cách xưng hô trong thư mời

Trong thư mời tham gia sự kiện, bạn nên sử dụng các cách xưng hô lịch sự và phù hợp với mối quan hệ với người nhận. Dưới đây là một số cách xưng hô phổ biến mà bạn có thể sử dụng:

2.1. Nếu bạn không quen biết người nhận một cách cá nhân hoặc quan hệ của bạn khá chuyên nghiệp:

  • Ông/bà: Sử dụng khi không biết giới tính của người nhận;
  • Anh/chị: Sử dụng khi người nhận là người cùng độ tuổi hoặc ngang hàng với bạn;
  • Thưa ông/bà: Sử dụng khi bạn muốn thể hiện sự tôn trọng và lịch sự đối với người nhận.

Cách xưng hô trong thư mời

2.2. Nếu bạn quen biết người nhận một cách gần gũi hơn hoặc có mối quan hệ thân thiết hơn:

  • Em: Sử dụng khi bạn là người trẻ tuổi hơn người nhận;
  • Anh/chị: Sử dụng khi người nhận là người lớn tuổi hơn hoặc có vị trí cao hơn trong công ty hoặc tổ chức.

2.3. Nếu bạn gửi thư mời đến một nhóm người:

Quý vị: Sử dụng khi gửi thư mời đến một nhóm người hoặc đến một tổ chức.

Lưu ý rằng việc chọn cách xưng hô phù hợp là rất quan trọng để tạo sự tôn trọng và tạo cảm giác thoải mái cho người nhận. Hãy cân nhắc về mối quan hệ và trình độ lịch sự giữa bạn và người nhận khi sử dụng cách xưng hô trong thư mời.

Một số mẫu email mời tham gia sự kiện

Có nhiều loại thư mời tham gia sự kiện phù hợp với các dịp và mục đích khác nhau. Dưới đây là một số loại thư mời tham gia sự kiện phổ biến:

1. Thư mời tham dự buổi hội thảo, hội nghị:

  • Mục tiêu: Mời người nhận tham gia buổi hội thảo, hội nghị để chia sẻ kiến thức, trao đổi ý kiến và mở rộng mạng lưới quan hệ.
  • Nội dung: Cung cấp thông tin về thời gian, địa điểm, chủ đề, diễn giả và lợi ích của việc tham gia sự kiện.

2. Thư mời dự tiệc:

  • Mục tiêu: Mời người nhận tham gia tiệc để kỷ niệm một dịp đặc biệt hoặc tạo sự gắn kết trong cộng đồng.
  • Nội dung: Cung cấp thông tin về ngày giờ, địa điểm, loại tiệc, chủ đề (nếu có), và yêu cầu xác nhận tham gia.

Thư mời dự tiệc

3. Thư mời tham gia triển lãm, buổi trình diễn:

  • Mục tiêu: Mời người nhận tham quan triển lãm, buổi trình diễn để tận hưởng và khám phá các tác phẩm, sản phẩm mới.
  • Nội dung: Cung cấp thông tin về thời gian, địa điểm, nghệ sĩ hoặc nhà thiết kế, và mô tả ngắn về triển lãm hoặc buổi trình diễn.

4. Thư mời tham gia hoạt động từ thiện:

  • Mục tiêu: Mời người nhận tham gia vào các hoạt động từ thiện để góp phần vào việc cải thiện cuộc sống của người khác.
  • Nội dung: Cung cấp thông tin về ngày giờ, địa điểm, hoạt động từ thiện, mục tiêu và lợi ích cho cộng đồng.

Thư mời dự lễ khai trương, khánh thành

Lưu ý rằng, lựa chọn thư mời sẽ phụ thuộc vào mục đích và tính chất của sự kiện cũng như mối quan hệ với người nhận. Hãy chắc chắn rằng thông điệp trong thư mời thể hiện sự chuyên nghiệp và hấp dẫn để thu hút sự quan tâm và tham gia của người nhận.

Bạn đã biết các viết email thư mời tham gia sự kiện hấp dẫn chưa? Phần mềm Getfly CRM giúp quản lý và chăm sóc khách hàng trên 1 nền tảng duy nhất, phân loại dữ liệu và cá nhân hóa email. Tích hợp với bên thứ 3 Getfly giúp bạn gửi email tự động theo kịch bản được lên lịch sẵn và có thể gửi với số lượng lớn. Muốn nhanh và hiệu quả hãy sử dụng công cụ! Nhưng trước tiên hãy hoàn thiện nội dung của mình trước đã!

Nếu có bất kì thắc mắc về tính năng của chúng tôi, đừng ngần ngại. Hãy gọi ngay đến hotline: 0965 593 953 để được hỗ trợ chi tiết nhất!

Getfly cam kết mang đến các sản phẩm và dịch vụ chất lượng, tự tin là bạn đồng hành tuyệt vời trên hành trình phát triển của mỗi khách hàng - giúp doanh nghiệp tiết kiệm 2h/ ngày trong vận hành và quản lý nhân sự, gia tăng đều đặn về doanh số từ 200-300%/ năm.

Đăng ký ngay để được hỗ trợ và trải nghiệm MIỄN PHÍ 30 NGÀY phần mềm Getfly CRM.

Getfly - để khách hàng mua hàng trọn đời!

Tags: email, email marketing, thư mời tham gia sự kiện

1